Que fait la BCSS et comment ?

Contexte

Dans votre vie privée ou professionnelle, les situations qui justifient l'octroi de prestations de sécurité sociale sont nombreuses: maladie, chômage, charge d'enfants, mise à la retraite, handicap, accident, par exemple.

Il est indispensable qu'en tant que bénéficiaire potentiel de cette protection, vous soyez bien connu des institutions qui paient les prestations. Concrètement, ces institutions doivent disposer à temps de toutes les informations utiles et nécessaires à une bonne prise en charge de votre situation.

Que fait la BCSS ?

La BCSS n’est pas une banque de données.

La BCSS a été créée pour veiller à un enregistrement décentralisé et à un échange bien organisés et sécurisés des données entre les institutions de sécurité sociale.

Les missions de la BCSS

• inciter les acteurs du secteur social belge
  • à offrir des services effectifs et efficaces avec un minimum de charges administratives et de coûts pour toutes les parties concernées
  • d'une manière qui convienne de façon optimale aux divers utilisateurs finaux des services
  • grâce à l'amélioration permanente de leurs relations et processus (mutuels) à l'aide des nouvelles technologies (e-government)
  • en partant d'une vision commune, élaborée de commun accord
•  promouvoir la sécurité de l'information et la protection de la vie privée par les acteurs du secteur social belge afin que tous les intéressés puissent avoir confiance à juste titre
•  mettre à la disposition des dirigeants politiques et des chercheurs des informations intégrées et intersectorielles qui serviront d'appui à la politique

Pour plus d’information, consultez la page Missions et objectifs

Comment s'organise la BCSS ?

La BCSS dispose d’une structure pour organiser un échange automatisé et sécurisé de données à caractère personnel, sans avoir accès aux données elles-mêmes.

La structure repose sur 5 éléments :

• le réseau de la sécurité sociale
• le répertoire des références
• l’échange de données
• la communication automatique des modifications

• l’identification unique

Le réseau

La BCSS a développé un réseau électronique reliant les différentes institutions de sécurité sociale. Les informations échangées via le réseau ne sont pas centralisées dans une base de donnée unique. Ces informations sont collectées, validées, enregistrées et gérées par les différentes sources authentiques dans leurs propres bases de données décentralisées.

Par l'intermédiaire du réseau, près de 3000 acteurs en charge de la protection sociale  sont mis en relation. La BCSS s'attèle par ailleurs à l'extension du réseau à certains services publics et institutions publiques des entités fédérées notamment.

Ce modèle coopératif et décentralisé de gestion de l'information adopté par le secteur de la sécurité sociale a été appliqué   ailleurs, notamment avec la création de la plateforme eHealth dans le secteur des soins de santé ou encore de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE).

• Au sein du réseau, la BCSS fait office de moteur dans une dynamique de partage de l'information relative aux assurés sociaux et aux employeurs.
• Chaque institution de sécurité sociale est responsable de l'enregistrement et de la tenue à jour des informations contenues dans sa propre banque de données.
• Sur base d'autorisations très strictes, les informations contenues dans ces différentes banques de données décentralisées sont accessibles aux autres institutions de sécurité sociale via le réseau ; ceci évite les collectes multiples de données identiques.

Les données sociales à caractère personnel sont conservées et gérées par l'institution qui, selon la nature des données, est la plus à même de les exploiter, p.e.

• Les données sur le salaire sont conservées et tenues à jour par l'ONSS.
• Une information sur la qualité de chômeur est détenue par le secteur du chômage.

Pour plus d’information, consultez la page Structure du réseau

Le répertoire des références

La BCSS dispose d’un répertoire des références. Il s’agit d'une banque de données qui contient comme son nom l’indique uniquement des données de référence.

Le répertoire ne contient pas de données à caractère personnel, aucune information de fond , mais uniquement des références. Le répertoire des références permet d’indiquer par personne quels types de données sont tenues dans quels régimes ou institutions de sécurité sociale et peuvent être obtenues.

Concrètement, le répertoire des références est constitué de différentes tables, reliées entre elles, dont les principales sont :

• le répertoire des personnes (table qui-où-comment-quand), qui indique pour quelles personnes, en quelle qualité et pour quelle période, des institutions membres du réseau de la sécurité sociale détiennent un dossier 
• la table d'autorisation d'accès (table qui-obtient-quoi), qui indique quelles données peuvent être obtenues par les diverses institutions membres du réseau de la sécurité sociale concernant les différents types de dossiers 
• la table de disponibilité (table quoi-où), qui indique quelles données sont disponibles dans les différents types d'institutions membres du réseau de la sécurité sociale selon les différents types de dossiers

Le répertoire des références est mis en œuvre sous forme d'une banque de données relationnelle et remplit trois fonctions:

1. Il permet à la BCSS de mener à bien l'échange de données à caractère personnel entre les institutions de sécurité sociale. Concrètement une institution de sécurité sociale a besoin de certaines données à caractère personnel pour l'exécution de ses missions, le répertoire des références effectue automatiquement le routage de cette demande vers l'institution de sécurité sociale la plus apte à mettre à disposition les données à caractère personnel ; une réponse  est transmise  à l'institution de sécurité sociale demanderesse.
2. Le répertoire des références permet à la BCSS  de réaliser un contrôle préventif de la légitimité des échanges de données à caractère personnel.
   Concrètement il y a  une confrontation systématique de tout échange de données au répertoire des références de la BCSS. Ceci garantit que l'information communiquée concerne bien la même personne pour toutes les institutions concernées par l'échange et que l'échange est effectué conformément à l'autorisation du Comité de sécurité de l’information et selon les modalités établies par la BCSS.
3. Le répertoire des références a une fonction de signal. Il communique d'initiative toute modification de données à caractère personnel aux institutions membres du réseau de la sécurité sociale qui sont susceptibles d'en avoir besoin (p.e. un changement d’adresse) et veille à ce que l'accès aux données s'opère dans un contexte de sécurité et soit conforme aux autorisations accordées aux personnes qui, en raison de leur fonction ou pour le besoin du service, peuvent y avoir accès.

Pour plus d’information, consultez la fiche Répertoire des références

L'échange de données

Les échanges de données au sein de la sécurité sociale répondent à des modalités bien précises.
Concrètement lorsqu'une institution de sécurité sociale a besoin de certaines données pour l'exécution de sa mission, elle est obligée d'adresser sa demande par voie électronique à la BCSS. Grâce au répertoire des références , la BCSS  peut vérifier si les données recherchées sont déjà disponibles dans une autre institution de sécurité sociale intégrée dans le réseau d'informations distribuées. Si c’est le cas, les données nécessaires qui sont disponibles dans une autre institution de sécurité sociale  sont transmises à l'institution demanderesse.

Au total, plus de 1,8 milliard de messages ont été échangés entre les  acteurs du secteur social au cours de l'année 2023 par l'intermédiaire du réseau. Ces messages remplacent autant d'attestations papier et leur durée de transmission n'est que de quelques secondes. Après analyse et optimisation des processus, quelques 120 services web et plus de 220 types différents de messages électroniques structurés ont été mis au point pour procéder à ces échanges.

Ce n'est que lorsque les données sollicitées ne sont pas encore disponibles dans le réseau que l'institution demanderesse peut les demander directement à l'employeur ou à l'assuré social.   Ainsi le principe ‘only once’ est respecté et les différentes institutions ne demandent pas plusieurs fois à la même personne les mêmes données.

Pour plus d’information, consultez la page Tâches opérationnelles

La communication automatique des modifications

La BCSS  veille également à communiquer automatiquement certaines modifications apportées par une institution aux données que celle-ci conserve. Ces communications sont destinées aux autres institutions intégrées dans le réseau et qui doivent avoir connaissance des modifications intervenues.

C’est typiquement l’exemple quand un assuré social a déménagé et a effectué les démarches pour une domiciliation dans sa nouvelle commune. La commune se charge d'en informer le Registre national. La BCSS communique automatiquement le changement d'adresse qui lui est signalé par le Registre national. Cette communication automatique est destinée aux institutions de sécurité sociale qui ont demandé explicitement à être averties en cas de changement d'adresse, par exemple la mutualité ou la caisse d'allocation familiale de la personne en cause.