Wat doet de KSZ en hoe doet ze het?

Context

In uw privé- of beroepsleven zijn er heel wat situaties die de toekenning van socialezekerheidsuitkeringen noodzakelijk maken: bijvoorbeeld ziekte, werkloosheid, kinderlast, pensioen, handicap, ongeval.

Als potentiële begunstigde moet u bekend zijn bij de instellingen die deze tegemoetkomingen uitbetalen. Concreet moeten deze instellingen tijdig over alle informatie beschikken die nuttig en noodzakelijk is om uw situatie goed te kunnen behandelen.

Wat doet de KSZ?

De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid is geen centrale databank.

De KSZ werd juist opgericht met het oog op een gedecentraliseerde opslag en een goed beveiligde en georganiseerde uitwisseling van gegevens tussen de instellingen van sociale zekerheid.

De opdrachten van de KSZ

De Kruispuntbank heeft de volgende opdrachten:

• De actoren van de Belgische sociale zekerheid aanzetten
  • tot een efficiënte en effectieve dienstverlening met een minimum aan administratieve lasten en kosten voor alle betrokkenen,
  • op een wijze die optimaal afgestemd is op de verschillende eindgebruikers van de diensten
  • door de permanente verbetering van hun (onderlinge) processen en relaties met behulp van nieuwe technologieën (e-government)
  • vanuit een gemeenschappelijke, onderling overlegde visie.
• De informatieveiligheid en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer door de actoren in de Belgische sociale sector bevorderen, zodat alle betrokkenen terecht vertrouwen kunnen hebben.
• Geïntegreerde, sectoroverschrijdende beleidsondersteunende informatie ter beschikking stellen van de beleidsvoerders en onderzoekers.

Voor meer informatie, raadpleeg de pagina Opdrachten en doelstellingen

Hoe doet ze het?

De KSZ beschikt over een structuur waarbij de persoonsgegevens op een automatische en beveiligde manier worden uitgewisseld zonder dat ze toegang heeft tot de gegevens.

De structuur steunt op 5 onderdelen:

• het netwerk van de sociale zekerheid
• het verwijzingsrepertorium
• de gegevensuitwisseling
• de automatische mededeling van wijzigingen
• de unieke identificatie

Het netwerk

De KSZ heeft een elektronisch netwerk uitgebouwd dat de verschillende instellingen van sociale zekerheid met elkaar verbindt.

De informatie die via het netwerk wordt uitgewisseld, wordt niet in één databank gecentraliseerd. Deze informatie wordt door de verschillende authentieke bronnen ingezameld en gevalideerd en vervolgens opgeslagen en beheerd in hun eigen gedecentraliseerde gegevensbanken.

Het netwerk verbindt ongeveer 3000 actoren die belast zijn met de sociale bescherming. De KSZ werkt aan de uitbreiding van het netwerk tot o.m. bepaalde overheidsdiensten en overheidsinstellingen van de deelentiteiten.

Dit gedecentraliseerde samenwerkingsmodel voor het beheer van informatie dat door de sector van de sociale zekerheid wordt toegepast, werd ook elders overgenomen, onder meer met de oprichting van het eHealth-platform in de sector van de gezondheidszorg of van de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO).

• Binnen het netwerk is de KSZ een motor in een dynamiek van informatiedeling over de sociaal verzekerden en de werkgevers.
• Iedere instelling van sociale zekerheid is verantwoordelijk voor de opslag en het bijwerken van de informatie in haar eigen gegevensbank.
• Op basis van strikte machtigingen kunnen andere instellingen van sociale zekerheid via het netwerk de informatie uit deze verschillende gedecentraliseerde gegevensbanken raadplegen; hierdoor vermijdt men veelvuldige inzamelingen van identieke gegevens.

De sociale gegevens van persoonlijke aard worden bewaard en beheerd door de instelling die, naargelang de aard van de gegevens, hiervoor het meest aangewezen is, bv

• De loongegevens worden bijvoorbeeld bewaard en bijgewerkt door de RSZ.
• Informatie over de hoedanigheid van werkloze wordt bijgehouden door de werkloosheidssector.

Voor meer informatie, raadpleeg de pagina Structuur van het netwerk

Het verwijzingsrepertorium

De KSZ beschikt over een verwijzingsrepertorium. Het betreft een gegevensbank met enkel verwijzingsgegevens zoals uit de naam blijkt.

Dit repertorium bevat geen persoonsgegevens en geen inhoudelijke informatie, maar enkel verwijzingen. Het verwijzingsrepertorium kan per persoon aangeven welke soorten gegevens in welke socialezekerheidstak(ken) of -instelling(en) worden bijgehouden en mogen worden verkregen.

Concreet bestaat dit verwijzingsrepertorium uit verschillende, onderling gerelateerde tabellen, waarvan de voornaamste zijn :

• het personenrepertorium (wie-waar-hoe-wanneer-tabel), dat aangeeft welke personen in welke hoedanigheden dossiers bezitten bij welke instellingen van het netwerk van de sociale zekerheid m.b.t. welke periodes ;
• de toegangsmachtigingstabel (wie-krijgt-wat-tabel), die aangeeft welke gegevens de onderscheiden instellingen van het netwerk van de sociale zekerheid mogen verkrijgen m.b.t. de verschillende soorten dossiers ;
• de beschikbaarheidstabel (wat-waar-tabel), die aangeeft welke gegevens beschikbaar zijn in de onderscheiden soorten instellingen van het netwerk van de sociale zekerheid m.b.t. de verschillende soorten dossiers.

Het verwijzingsrepertorium is geïmplementeerd in de vorm van een relationele gegevensbank en heeft drie functies:

1. Het stelt de KSZ in staat om de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de instellingen van sociale zekerheid te realiseren. Een instelling van sociale zekerheid heeft concreet voor het uitvoeren van haar opdrachten behoefte aan bepaalde persoonsgegevens.  Het verwijzingsrepertorium zal de aanvraag dan automatisch routeren naar de instelling van sociale zekerheid die het meest aangewezen is om de persoonsgegevens ter beschikking te stellen en zal het antwoord aan de vragende instelling van sociale zekerheid overmaken.
2. Het verwijzingsrepertorium stelt de KSZ in staat om een preventieve controle te verrichten op de wettigheid van de gegevensuitwisselingen. Concreet wordt iedere uitwisseling van gegevens systematisch getoetst aan het verwijzingsrepertorium van de KSZ. Dit garandeert dat de gegevens dezelfde persoon betreffen in hoofde van elke instelling die bij de uitwisseling betrokken is en dat de uitwisseling wordt verricht overeenkomstig de machtiging van het Informatieveiligheidscomité en volgens de modaliteiten vastgelegd door de KSZ.
3. Het verwijzingsrepertorium vervult een signaalfunctie. Het deelt op eigen initiatief iedere wijziging van persoonsgegevens mee aan de instellingen van het netwerk van de sociale zekerheid die deze nodig zouden kunnen hebben (bv. een adreswijziging) en het zorgt ervoor dat de toegang tot de gegevens in een beveiligde omgeving verloopt en overeenkomstig de toelatingen die gegeven werden aan personen die uit hoofde van hun taak of voor de behoeften van de dienst er toegang toe hebben.

Voor meer informatie, raadpleeg de pagina Verwijzingsrepertorium

De uitwisseling van gegevens

De gegevensuitwisselingen binnen het netwerk van de sociale zekerheid voldoen aan welbepaalde voorwaarden. Wanneer een instelling van sociale zekerheid concreet bepaalde gegevens nodig heeft voor de uitvoering van haar opdracht, moet zij haar aanvraag elektronisch overmaken aan de KSZ. Dankzij haar verwijzingsrepertorium zal de KSZ kunnen nagaan of de gevraagde gegevens reeds beschikbaar zijn bij een andere instelling van sociale zekerheid die aangesloten is op het netwerk van gedistribueerde gegevens. Indien dat het geval is, zullen de noodzakelijke gegevens die bij een andere instelling van sociale zekerheid beschikbaar zijn aan de vragende instelling worden overgemaakt.

In totaal werden in 2023 meer dan 1,8 miljard berichten via het netwerk uitgewisseld tussen de actoren in de sociale sector. Deze berichten vervangen evenveel papieren attesten en de doorlooptijd ervan bedraagt slechts enkele seconden. Na analyse en optimalisering van de processen werden circa 120 webservices en meer dan 220 verschillende soorten gestructureerde elektronische berichten uitgewerkt voor deze uitwisselingen.

Slechts wanneer de gevraagde gegevens nog niet beschikbaar zijn in het netwerk, mag de vragende instelling deze gegevens rechtstreeks opvragen bij de werkgever of de sociaal verzekerde. Het ‘only once’-principe wordt aldus nageleefd en dezelfde gegevens worden geen twee keer door verschillende instellingen bij dezelfde persoon opgevraagd.

Voor meer informatie, raadpleeg de pagina Operationele taken

De automatische mededeling van wijzigingen

De KSZ zorgt ook voor de automatische mededeling van bepaalde wijzigingen die door een instelling aangebracht worden aan de gegevens die ze bewaart. Deze mededelingen zijn dan bestemd voor de andere instellingen die aangesloten zijn op het netwerk en die op de hoogte moeten gebracht worden van deze wijzigingen.

Dit is typisch het geval wanneer een sociaal verzekerde is verhuisd en de nodige stappen heeft ondernomen voor een domiciliëring in zijn nieuwe gemeente. De gemeente zal zelf het Rijksregister verwittigen. De KSZ die door het Rijksregister op de hoogte gebracht wordt van de adreswijziging, zal dan de nieuwe adresgegevens automatisch meedelen aan de instellingen die expliciet gevraagd hebben verwittigd te worden in geval van adreswijziging, bijvoorbeeld het ziekenfonds of het kinderbijslagfonds van de betrokken persoon.

De unieke identificatie van burgers en ondernemingen  

Voor een vlottere uitwisseling van informatie met betrekking tot de burgers en de ondernemingen wordt in regel gebruik gemaakt van unieke identificatienummers die voor de hele sociale sector gelden. Voor de burgers is dit het identificatienummer van de sociale zekerheid (INSZ). De burgers kennen dat nummer omdat het vermeld staat op de elektronische identiteitsbewijzen en op de isi+-kaart. Voor de ondernemingen gaat het om het uniek ondernemingsnummer dat door de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) wordt toegekend.