Tâches opérationnelles
L'autorisation, l'organisation et la conduite des échanges de données entre les institutions de sécurité sociale
La BCSS ne détient pas de données de fond relatives aux droits et obligations des assurés sociaux. Ces informations sont gérées, sous forme de données sociales, au sein des institutions de sécurité sociale responsables des différents secteurs et régimes.
Bon nombre de données sociales sont cependant communes à plusieurs institutions de sécurité sociale, par exemple les données d'identification, les données relatives à la rémunération de base ou au temps de travail des assurés sociaux. De nombreux droits ou obligations dans un domaine particulier sont déterminés en fonction notamment des droits et obligations existant dans un ou plusieurs autres secteurs ou régimes de la sécurité sociale.
La raison d'être de la BCSS est précisément d'éviter que les 'informateurs' de la sécurité sociale - c'est-à-dire les personnes qui communiquent des données aux institutions de sécurité sociale (principalement les assurés sociaux et leurs employeurs) en vue de la détermination de leurs droits et obligations - ne doivent sans cesse fournir des données qu'ils avaient déjà transmises à une autre institution de sécurité sociale.
- La BCSS autorise la transmission électronique de messages comprenant des données sociales à caractère personnel entre les institutions de sécurité sociale; ce principe d'autorisation trouve son fondement dans la nécessité de vérifier le respect des règles organisationnelles, techniques et juridiques, particulièrement en matière de sécurité.
- La BCSS organise la transmission électronique de messages entre les institutions de sécurité sociale. Pour ce faire elle coordonne, sous le mode de la concertation, les relations entre les différentes institutions de sécurité sociale concernées par un flux. En accord avec celles-ci, elle conçoit, normalise, documente et teste les messages électroniques à échanger. Par ailleurs, elle rédige également une documentation concernant ces messages.
La BCSS conduit les échanges de messages à l'aide du réseau télématique reliant toutes les institutions connectées à la Banque Carrefour. Elle veille également au respect du principe de finalité à l'aide de son répertoire des références.
La coordination entre les institutions de sécurité sociale de l'offre de transactions par le biais du portail de la sécurité sociale
Le but du portail de la sécurité sociale est d'offrir des services intégrés à divers groupes d'utilisateurs: citoyens, employeurs, secrétariats sociaux, instances qui accordent un soutien à des assurés sociaux, … Via le portail, tous ces groupes doivent obtenir accès à des informations et doivent être en mesure d'établir des relations avec les institutions de sécurité sociale. Ainsi, ils doivent pouvoir effectuer des déclarations électroniques, avoir accès à leurs données de façon électronique et au besoin les corriger, à terme ils doivent pouvoir être informés électroniquement et de façon personnalisée de certains droits et obligations. La mise en place de cette relation électronique est coordonnée par la BCSS. Celle-ci veille d'abord à ce que les informations qui sont disponibles auprès d'autres institutions de sécurité sociale ne soient pas demandées à nouveau. En outre, elle est chargée d'harmoniser le mode de collecte des données auprès des diverses institutions de sécurité sociale et ce à différents niveaux:
- au niveau des standards techniques et organisationnels
- au niveau des moyens d'identification et d'authentification
- au niveau des notions utilisées
- au niveau des instructions
Coordination des relations entre les institutions de sécurité sociale et le Registre national des personnes physiques
Pour que les institutions de sécurité sociale puissent s'échanger des données sociales relatives aux assurés sociaux, il est impératif que toutes les institutions utilisent une clé d'identification unique commune aux assurés sociaux; il s'agit du numéro d'identification de la sécurité sociale (NISS).
Chaque assuré social se voit attribuer un NISS qui est le numéro national des personnes physiques pour les assurés sociaux qui ont leur résidence en Belgique ou le numéro Banque Carrefour pour les assurés sociaux qui n'ont pas leur résidence en Belgique.
Depuis l'instauration de la BCSS, toutes les institutions de sécurité sociale sont tenues d'utiliser le NISS dans leurs relations externes. Il s'agit principalement de messages électroniques échangés à l'intervention de la BCSS. Le NISS est aussi la clé d'identification unique du répertoire des références de la BCSS.
Le NISS est constitué du numéro national pour les personnes physiques résidant en Belgique. Ce numéro national est attribué par le Registre national, institué auprès du SPF Intérieur. Le Registre national se base à cet effet sur les données fournies par les communes belges en matière de population et d'état civil.
En concertation avec le Registre national, la BCSS offre à toutes les institutions de sécurité sociale la possibilité de consulter ces données en mode en ligne. Elle leur transmet aussi hebdomadairement l'ensemble des modifications aux différents types de données, appelées mutations, qui sont intervenues depuis la précédente communication. Ces communications ne s'effectuent cependant que pour les assurés sociaux dont l'institution destinataire traite un dossier de sécurité sociale.
Les objectifs de la BCSS sont les suivants:
- permettre aux institutions de ne plus devoir tenir à jour elles-mêmes les données signalétiques de base des assurés sociaux dont elles traitent le dossier
- alléger la charge administrative des assurés sociaux et de leurs employeurs; ceux-ci ne doivent plus communiquer eux-mêmes aux institutions de sécurité sociale les modifications apportées aux données légales (changement d'adresse, modification d'état civil, naissance, …)
- le stockage de l'information s'effectue à la source et est unique, ce qui permet à toutes les institutions de se baser sur les mêmes données alors qu'une multiplicité des sources eût entraîné des risques importants de discordance
Collecte auprès des institutions de sécurité sociale et enregistrement des données d'identification non disponibles dans le Registre national des personnes physiques
Le Registre national n'identifie pas toutes les personnes physiques tombant sous le champ d'application de la sécurité sociale belge. Les travailleurs frontaliers, par exemple, ou les pensionnés, tant belges qu'étrangers, qui se sont établis à l'étranger avant le rattachement de leur commune au Registre national ne sont pas repris dans le Registre national et ne le seront pas aussi longtemps qu'ils resteront domiciliés à l'étranger. Les travailleurs migrants de l'Union européenne qui peuvent faire valoir des droits auprès d'institutions belges de sécurité sociale sont également des personnes physiques dont les données d'identification ne sont pas enregistrées dans le Registre national. Pour ces motifs, la loi prévoit l'institution, au sein de la BCSS, d'une banque de données complémentaire au Registre national (à savoir les registres BCSS) reprenant des données d'identification collectées par les institutions de sécurité sociale (article 4 de la loi organique de la Banque Carrefour). Il s'agit des mêmes types de données que les données reprises dans le Registre national, à l'exception de la profession et de la composition du ménage.
Les données reprises dans les registres BCSS constituent des informations de fond personnalisées tenues par la BCSS elle-même.
Collecte auprès des institutions de sécurité sociale d'informations utiles à la gestion, à la conception et à la connaissance de la sécurité sociale
La dernière mission de la BCSS et qui n'est pas la moins importante, consiste à recueillir auprès des institutions de sécurité sociale les données utiles à la gestion, à la conception et à la connaissance de la sécurité sociale. Cette collecte ne peut cependant être effectuée que pour deux finalités: soit pour la transformation des données individualisées en données dépersonnalisées, soit pour l'extraction d'échantillons représentatifs, dans la mesure où ces données dépersonnalisées ou ces échantillons peuvent contribuer à une meilleure exécution de la politique sociale (article 5, alinéas 1er et 2 de la loi organique de la Banque Carrefour).
La tâche de la BCSS se limite ici à la collecte des informations, à leur dépersonnalisation ou codification et à l'extraction d'échantillons sur la base de ces données. En principe, la BCSS ne doit pas assurer le traitement intellectuel des informations. Rien n'empêche cependant la BCSS d'effectuer des recherches ou des études, mais elle ne dispose pas du droit exclusif d'assurer cette mission pour les données provenant du réseau.
Dans la mesure où la création d'informations dépersonnalisées ou codées requiert la combinaison de différentes données ayant trait à une seule et même personne mais provenant de différentes institutions de sécurité sociale (par exemple pour une enquête relative à l'effet de la charge de famille sur la durée du travail), ou encore, lorsque des informations sont demandées pour en extraire des échantillons, la BCSS ne peut évidemment effectuer sa mission qu'à l'aide d'informations identifiées qu'elle demande auprès des institutions de sécurité sociale. Dès que les informations nécessaires sont rassemblées, le résultat est dépersonnalisé ou transformé en échantillons et les données sont supprimées après leur utilisation. La BCSS n'est cependant pas habilitée à collecter directement des données auprès des citoyens ou des entreprises.
L'information recueillie par la BCSS qui a été dépersonnalisée, codée ou extraite sous forme d'échantillons est en principe uniquement accessible aux ministres qui ont la sécurité sociale dans leurs attributions, aux Chambres législatives, aux institutions publiques de sécurité sociale, au Conseil national du travail, au Conseil supérieur des classes moyennes et au Bureau du plan. D'autres instances, comme les institutions de recherche scientifique, peuvent également avoir accès à l'information sur demande et moyennant une autorisation du Comité de sécurité de l'information et, le cas échéant, contre paiement d'un montant fixé contractuellement. En toute hypothèse, les échantillons extraits par la BCSS sont utilisés sous le contrôle du Comité de sécurité de l'information.
La BCSS soutient cette tâche par le développement du Datawarehouse marché du travail et protection sociale où sont rassemblées des informations dépersonnalisées ou codées. Ces données servant d'appui à la décision politique ou à l'évaluation de la politique, sont mises à disposition de façon rapide, peu onéreuse et flexible.